9 cosas que no puedes olvidarte sobre las facturas

9 cosas que no puedes olvidarte sobre las facturas

Seguimos con los consejos relacionados con el reglamento de Facturación, ya que como empresarios nos vemos obligados en la mayoría de los casos a expedir facturas. Puede haber muchas formas de decirlo pero una empresa sin facturas es como un jardín sin flores y como de botánica no vamos muy sobrados, sigamos con los consejos que no debemos olvidar a la hora de hacer o recibir facturas:

1. La factura debe reflejar, salvo casos especiales, los siguientes puntos:

  1. Si la empresa tiene más de una serie de facturación debe reflejarse la Serie, el número de factura (que debe ser correlativo dentro de esa misma serie). Pensar que serie es obligatoria cuando son facturas rectificativas, las facturas intracomunitarias, ventas de teléfonos móviles, plata, consolas de videojuegos (Siempre que dichas entregas se realicen entre empresarios), ordenadores portátiles (Siempre que dichas entregas se realicen entre empresarios) y tabletas digitales (Siempre que dichas entregas se realicen entre empresarios).
  2. La fecha de expedición y la fecha en que se hayan realizado las operaciones si es distinta a la fecha de expedición, nombre completo y domicilio del cliente y del emisor de la factura, NIF.
  3. Descripción de las operaciones, con suficiente detalle para conocer el tipo de IVA aplicable, reflejando su precio unitario y cualquier descuento o rebaja que pudiera aplicarse.
  4. El tipo/s impositivo/s, la cuota tributaria, precepto legal aplicable en caso de exención del IVA

2. Si la actividad permite emitir facturas simplificadas (puedes consultar nuestro blog si no lo tienes claro revisa nuestra entrada ¿Todos los empresarios deben emitir factura? , no hay que olvidarse de los siguientes contenidos:

  1. Si la empresa tiene más de una serie de facturación debe reflejarse la Serie, el número de factura (que debe ser correlativo dentro de esa misma serie).
  2. La fecha de expedición y la fecha en que se hayan realizado las operaciones si es distinta a la fecha de expedición, nombre completo y domicilio del emisor de la factura, NIF.
  3. Identificación del tipo de bienes.
  4. El tipo/s impositivo/s y opcionalmente la expresión “IVA INCLUIDO”, la contraprestación total.
  5. Si el destinatario de la factura simplificada es un empresario o profesional y así lo exija, el emisor de la factura deberá hacer constar los datos fiscales del cliente.

3. ¿En qué soporte debo emitir las Facturas? Las facturas pueden expedirse por cualquier medio, papel o formato electrónico siempre que:

  1. Se garantice su autenticidad de su origen
  2. La integridad de su contenido
  3. Su legibilidad
  4. Y todo lo anterior desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

4. Cuidado con la factura electrónica, consejos. Una factura electrónica es aquella que contiene todos los requisitos comentados en este post y que ha sido expedida en formato electrónico. Pero hay que tener en cuenta:

  1. Que para que sea válida el destinatario debe haber dado su consentimiento en recibirla de este modo.
  2. Para autentificar el origen debe ser firmada electrónicamente por el emisor mediante un método aprobado por la Agencia tributaria.

5. ¿Qué plazo tenemos para emitir una factura? Las facturas deben ser expedidas en el momento de realizarse la operación, no obstante cuando el destinatario es un empresario o profesional pueden expedirse antes del 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido la citada operación. Pero Atención: En las entregas intracomunitarias la fecha de la operación es el día en el que se inicia el transporte hacia el destino

6. Moneda y lengua. Los importes que figuran en la factura pueden expresarse en cualquier moneda, siempre que el importe del impuesto se exprese en euros. En cuanto a la lengua, las facturas pueden expresarse en cualquier lengua, ahora bien, la Administración tributaria puede exigir una traducción en caso de comprobación o inspección.

7. ¿Qué son las facturas recapitulativas? Pues son aquellas facturas que incluyen distintas operaciones realizadas para un mismo destinatario-Cliente dentro de un mismo mes natural; aunque pensar en el quinto consejo, que también se puede aplicar aquí.

8. Un Duplicado no es una factura original y sólo pueden emitirse porque existen varios destinatarios o por el extravío de la factura original. Es obligatorio que en cada uno de los ejemplares duplicados se haga constar la expresión “DUPLICADO”

9. Cuándo puedo utilizar las facturas rectificativas (que deben recogerse en una serie diferente):

  1. En los casos de una incorrecta aplicación del tipo impositivo
  2. En los casos de modificación de la base imponible, siempre que dicho cambio no provenga de devolución de mercancías, envases o embalajes; en este caso está autorizado el descuento de dichos importes en facturas posteriores, siempre que el resultado final de la factura sea positivo.
  3. Se debe hacer constar la/s factura/s que se rectifican
  4. No son facturas rectificativas y por tanto no están autorizadas aquellas facturas en las que se descuentan operaciones que se han realizado efectivamente pero que no han podido ser cobradas al cliente.

Esperamos que este post os pueda servir de referencia a la hora de resolver alguna duda a la hora de expedir facturas y de poder decirles a vuestros proveedores o acreedores que no cometan errores legales a la hora de emitir las suyas, ya que un error en la confección de la factura puede provocar que la factura recibida no sea deducible por ser incorrecta, así que a repasar toca.

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