Conservación de facturas. ¿Es válido en pdf y email?

Conservación de facturas. ¿Es válido en pdf y email?

Los empresarios o profesionales están obligados a conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos durante el plazo de prescripción previsto en la LGT:

1. Las facturas recibidas.

2. Las copias o matrices de las facturas expedidas.

3. Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.

4. Respecto al REAGP del IVA, los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotación.

5. En el supuesto de importaciones, los documentos mencionados en la LIVA art.97.uno.3º.

También están obligados a conservar la documentación citada:

– los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA;

– quienes, no siendo empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso solo alcanza a los documentos citados en el punto 1 y 3 anteriores.

La obligación de conservación puede ser cumplida materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo.

Es necesaria la comunicación previa a la AEAT si el tercero no está establecido en la UE, salvo que lo esté en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico de asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Dir 2010/24/UE y por el Rgto UE/904/2010.

Hasta ahora, Hacienda se iba por las ramas cuando alguien le consultaba si el envío por correo electrónico de una factura en PDF era válido. Se limitaba a indicar que el sistema de envío debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”.

¿En PDF y por e-mail? ¡Se puede!

Pues bien, aunque con estas respuestas ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, ahora Hacienda ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica (DGT V0553-15, V0340-15 y V2426-14) .

Pista de auditoría. Eso sí, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos. Sin embargo, eso no será difícil para su empresa:

Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago.

Y una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

¿Todos los empresarios deben emitir FACTURA?

¿Todos los empresarios deben emitir FACTURA?

Parece que tiene que ser claro quién tiene que presentar factura en este país y quién no. Sin embargo, nada es fácil en el árduo y enmarañado sistema tributario español, por tanto, a continuación intentaremos explicaros los aspectos más importantes.
¿Quién está obligado a emitir factura?
Los empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad y por los pagos recibidos de los clientes con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios (las famosas “entregas a cuenta”).
Y ¿existe alguna excepción? Pues claro, que sería una ley sin excepciones, entre otras:
Servicios de hospitalización o asistencia sanitaria
El transporte de enfermos o heridos
Las entregas de terrenos rústicos
Las segundas y ulteriores entregas de inmuebles, una vez terminada su construcción
Los empresarios o profesionales dentro del régimen especial del recargo de equivalencia
Los empresarios y profesionales con actividades acogidas en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
La obligación de expedir factura se puede cumplir emitiendo una factura simplificada, ¿cuándo la puedo utilizar?
Cuando su importe no exceda de 400 € (IVA incluido)
Cuando su importe no exceda de 3.000 € en los siguientes casos (lista reducida):
Ventas al por menor
Ventas o servicios de ambulancia
Ventas o servicios a domicilio del consumidor
Transportes de personas y sus equipajes
Servicios de hostelería y restauración.
Servicios de salas de baile y discotecas
Servicios de peluquería e institutos de belleza
Revelado fotográfico
Servicio de tintorería y lavandería
¿Y el cumplimiento siempre debe hacerlo el empresario que desarrolla la actividad?
Pues no, la obligación de expedir factura puede realizarse por el destinatario de las ventas o prestaciones de servicios o por terceros; siempre y cuando la normativa tributaria así lo diga .
Como conclusión podríamos decir que TODO empresario o profesional debe emitir factura o factura simplificada por las entregas de bienes o prestaciones de servicios que realiza, incluso en aquellas ocasiones en las que recibo un dinero a cuenta.