¿Es posible la deducción del IVA soportado con anterioridad al inicio de la actividad empresarial?

¿Es posible la deducción del IVA soportado con anterioridad al inicio de la actividad empresarial?

El Tribunal Económico-Administrativo ha admitido que el IVA soportado antes del inicio de una actividad puede ser deducible aunque la empresa no llegue a realizar ninguna venta.

IVA “preparatorio”

Intención. El IVA soportado en la compra de bienes o servicios durante la “fase preparatoria” de un negocio (es decir, con anterioridad al inicio de la actividad) es deducible. Apunte. Para ello basta con demostrar que al incurrir en dichos gastos se tenía la intención de iniciar una actividad que daba derecho a deducir el IVA soportado.

Pruebas. En estos casos, para demostrar esta intencionalidad Hacienda acepta las siguientes pruebas:

  • Trámites. Que se hubiesen solicitado las autorizaciones y licencias necesarias.
  • Bienes y servicios. Que, por su naturaleza, los bienes y servicios adquiridos estuviesen relacionados con la actividad a desarrollar.
  • Declaración censal. Que antes de incurrir en los gastos se hubiese presentado una declaración censal “previa al inicio de operaciones”.
  • Tiempo razonable. Y, por último, que el tiempo transcurrido entre la adquisición de los bienes y servicios y el inicio de la actividad fuese razonable (en función del tipo de actividad).

¿Y si no llega a iniciarse?

Promotora. Este fue el caso de un empresario que pretendía iniciar una actividad depromoción, y que llevó a cabo “gestiones preparatorias” por las que se dedujo el IVA soportado (entre ellas adquirir la opción de compra sobre unos solares). No obstante, transcurridos unos años rescindió dicha opción de compra, sin llegar a efectuar ninguna venta. ¡Atención! Ante ello, la Inspección consideró que, como no se habían realizado ventas, nunca había existido la intención de realizar una actividad, y le obligó a devolver el IVA deducido.

TEAC. Pues bien, dicho empresario recurrió ante el Tribunal Económico-Administrativo (TEAC), y este le ha dado la razón con estos argumentos:

  • La calificación como deducible del IVA soportado en los “gastos preparatorios” depende exclusivamente de las circunstancias del momento en que dichos gastos se soportaron.
  • Así pues, si según el resto de pruebas aportadas puede demostrarse que la intención del empresario era iniciar una actividad, el IVA soportado debe ser considerado deducible, aun en el caso de que la actividad no se inicie nunca.

Comentario

Intención. En la práctica, lo determinante es la intención de afectar los activos o gastos a la actividad que se va a iniciar. ¡Atención! Y Hacienda podría ser restrictiva cuando, aun habiéndose iniciado la actividad, los bienes se adquirieron con excesiva antelación y eran susceptibles de utilización privada. Vea dos ejemplos:

  • Se adquiere una vivienda con IVA para utilizarla como despacho, pero la actividad no se inicia hasta pasado un tiempo. ¡Atención! En ese caso Hacienda podría “sospechar” que la intención inicial era destinar la vivienda a uso propio, y negar la deducción del IVA. Para evitarlo, realice de inmediato las obras necesarias para adecuar la vivienda a la actividad, y evite ocuparla mientras tanto.
  • Y lo mismo puede pasar con los vehículos, si se utilizan para fines privados durante un tiempo. Nada más adquirirlo, grave en él el logo de la empresa de forma visible.

​Si según el resto de pruebas aportadas puede demostrarse que la intención del empresario era iniciar una actividad, Hacienda debe aceptar la deducción del IVA soportado, aun en el caso de que la actividad no se inicie nunca.

Nota: Se trata de la resolución del TEAC 27-4-15, EDJ 58976.​

¿Puedo deducir los gastos del vehículo?

¿Puedo deducir los gastos del vehículo?

Si usted utiliza un vehículo en su actividad económica, Hacienda presumirá que también hay un uso privativo y le denegará la deducción de los gastos correspondientes. Pero no se conforme…

Gastos del vehículo

Uso exclusivo. Si usted es un empresario individual y desea adquirir un vehículo para su actividad, sepa que Hacienda pone muchas trabas a la hora de deducir los gastos relacionados con la adquisición y el uso (amortización, reparaciones, carburante, Impuesto de Matriculación, seguros, aparcamientos, etc.). ¡Atención!  Salvo algunas excepciones, para que dichos gastos sean deducibles en el IRPF, es preciso que el vehículo se utilice de forma exclusiva en la actividad (no siendo suficiente que el uso particular sea accesorio o irrelevante), lo cual es muy difícil de demostrar.

Excepciones. De hecho, sólo se excepcionan de esta norma tan estricta (permitiéndose, en caso de uso particular y empresarial, la deducción de la parte proporcional correspondiente al uso empresarial) los siguientes vehículos:

  • Los vehículos mixtos (como las furgonetas) destinados al transporte de mercancías.
  • Los de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, en el caso de los taxis o de las empresas de alquiler de vehículos).
  • También son deducibles, en proporción a su utilización empresarial, los vehículos de autoescuela y los que empleen los empresarios que actúen como representantes o agentes comerciales.
Prueba diabólica. Cuando no se dan estos tres supuestos, para la deducción en el IRPF de cualquier gasto relacionado con la compra de un vehículo o con su uso (amortización, gasolina, aparcamiento, seguro, reparaciones…), Hacienda solicita que el contribuyente pruebe el “no uso” para fines privados. ¡Atención!  Y como dicha prueba negativa es prácticamente imposible, Hacienda no suele permitir la deducción de estos gastos.
 
Genere pruebas
 
Que pruebe Hacienda. Dado que la prueba de un hecho negativo (la “no utilización para fines privados”) es muy complicada, ya hay diversos tribunales que consideran que en estos casos es Hacienda la que debe probar que los gastos no son deducibles, y no al revés. Apunte.  Por tanto, si se encuentra con una actitud restrictiva por parte de la Inspección, exija que sea ella la que pruebe la utilización particular, y no usted.
Pruebas adicionales. Pero tampoco se quede de brazos cruzados. Apunte.  Con independencia de que según dichos tribunales la obligación de probar es de Hacienda, usted también puede generar pruebas conforme realmente el vehículo sólo se utiliza para la actividad económica:
  • Rotule sus vehículos comerciales o industriales con el logo de su empresa, y procure que no dispongan de lunas en las puertas traseras.
  • Procure que dichos vehículos estén adaptados a la actividad realizada y que no sean modelos más propios de uso particular.
  • ​Disponer de un vehículo privado adicional no será, por sí mismo, suficiente. Pero con el resto de pruebas, sí que le ayudará en su objetivo.
Ejemplo. Usted es pintor y utiliza una furgoneta para trasladarse y transportar materiales, andamios, escaleras, etc., por lo que no se encuentra en los supuestos indicados más arriba, que permiten una deducción parcial de los gastos (según Hacienda, la pintura o el material de construcción para instalar no se consideran “mercancías”). Apunte.  Pues bien, si el vehículo lleva el logo de su empresa, está habilitado para la carga de material y usted dispone de otro turismo, difícilmente Hacienda podrá negarle la deducción de los gastos.
Exija que sea Hacienda la que demuestre que existe un uso particular. Usted también puede generar pruebas a su favor rotulando el vehículo con el logo de su empresa y demostrando que dispone de otros vehículos para uso particular.
Conservación de facturas. ¿Es válido en pdf y email?

Conservación de facturas. ¿Es válido en pdf y email?

Los empresarios o profesionales están obligados a conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos durante el plazo de prescripción previsto en la LGT:

1. Las facturas recibidas.

2. Las copias o matrices de las facturas expedidas.

3. Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.

4. Respecto al REAGP del IVA, los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotación.

5. En el supuesto de importaciones, los documentos mencionados en la LIVA art.97.uno.3º.

También están obligados a conservar la documentación citada:

– los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA;

– quienes, no siendo empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso solo alcanza a los documentos citados en el punto 1 y 3 anteriores.

La obligación de conservación puede ser cumplida materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo.

Es necesaria la comunicación previa a la AEAT si el tercero no está establecido en la UE, salvo que lo esté en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico de asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Dir 2010/24/UE y por el Rgto UE/904/2010.

Hasta ahora, Hacienda se iba por las ramas cuando alguien le consultaba si el envío por correo electrónico de una factura en PDF era válido. Se limitaba a indicar que el sistema de envío debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”.

¿En PDF y por e-mail? ¡Se puede!

Pues bien, aunque con estas respuestas ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, ahora Hacienda ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica (DGT V0553-15, V0340-15 y V2426-14) .

Pista de auditoría. Eso sí, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos. Sin embargo, eso no será difícil para su empresa:

Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago.

Y una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

¿Todos los empresarios deben emitir FACTURA?

¿Todos los empresarios deben emitir FACTURA?

Parece que tiene que ser claro quién tiene que presentar factura en este país y quién no. Sin embargo, nada es fácil en el árduo y enmarañado sistema tributario español, por tanto, a continuación intentaremos explicaros los aspectos más importantes.
¿Quién está obligado a emitir factura?
Los empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad y por los pagos recibidos de los clientes con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios (las famosas “entregas a cuenta”).
Y ¿existe alguna excepción? Pues claro, que sería una ley sin excepciones, entre otras:
Servicios de hospitalización o asistencia sanitaria
El transporte de enfermos o heridos
Las entregas de terrenos rústicos
Las segundas y ulteriores entregas de inmuebles, una vez terminada su construcción
Los empresarios o profesionales dentro del régimen especial del recargo de equivalencia
Los empresarios y profesionales con actividades acogidas en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
La obligación de expedir factura se puede cumplir emitiendo una factura simplificada, ¿cuándo la puedo utilizar?
Cuando su importe no exceda de 400 € (IVA incluido)
Cuando su importe no exceda de 3.000 € en los siguientes casos (lista reducida):
Ventas al por menor
Ventas o servicios de ambulancia
Ventas o servicios a domicilio del consumidor
Transportes de personas y sus equipajes
Servicios de hostelería y restauración.
Servicios de salas de baile y discotecas
Servicios de peluquería e institutos de belleza
Revelado fotográfico
Servicio de tintorería y lavandería
¿Y el cumplimiento siempre debe hacerlo el empresario que desarrolla la actividad?
Pues no, la obligación de expedir factura puede realizarse por el destinatario de las ventas o prestaciones de servicios o por terceros; siempre y cuando la normativa tributaria así lo diga .
Como conclusión podríamos decir que TODO empresario o profesional debe emitir factura o factura simplificada por las entregas de bienes o prestaciones de servicios que realiza, incluso en aquellas ocasiones en las que recibo un dinero a cuenta.