¿Debe designar a un delegado de protección de datos (DPO)?

¿Debe designar a un delegado de protección de datos (DPO)?

Empresas afectadas

Funciones. El delegado de protección de datos será una persona que se encargará deinformar y de asesorar a la empresa sobre las obligaciones que le incumben en materia de protección de datos, así como de supervisar su cumplimiento y actuar como interlocutor ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

A gran escala. Ahora bien, no todas las empresas deberán nombrar a dicho delegado.Sólo deberán hacerlo aquellas que realicen un tratamiento a gran escala de datosespecialmente protegidos, tanto si lo hacen como responsables del fichero, como si lo hacen como encargadas del tratamiento (es decir, si reciben los datos para prestar un servicio a la empresa titular).  Por ejemplo, las empresas financieras, los centros sanitarios, las aseguradoras, los centros docentes…

Designación del DPO

Externo o propio. Si su empresa está obligada a contar con un DPO, puede designar a una persona externa (por ejemplo, a un asesor). Otra opción es designar a un trabajador propio de su plantilla. En tal caso, tenga en cuenta:

  • Su empleado deberá tener conocimientos técnicos (no es necesario que sea abogado) y experiencia en protección de datos.
  • Su empresa deberá garantizar la independencia e imparcialidad del DPO. ¡Atención!  Es decir, dicho delegado debe actuar con plena libertad (no puede recibir instrucciones).
  • Además, deberá facilitarle los recursos necesarios para desarrollar sus funciones (por ejemplo, formación en protección de datos).

En la práctica. En la práctica, el DPO será un empleado con un cargo de confianzadentro de su empresa (por su acceso a la dirección y por el ejercicio autónomo de sus funciones).

Implicaciones laborales

Protegido. Si el DPO es un empleado de su empresa, aunque no dispondrá de las garantías de los representantes de los trabajadores, no podrá ser sancionado ni despedido por llevar a cabo su trabajo como delegado, salvo si actúa mediando negligencia grave o dolo.

Por escrito. Asimismo, refleje la designación de su empleado como DPO por escrito:

  • Dado que deberá mantener el secreto en el desempeño de sus tareas, regule en el documento su deber de confidencialidad.
  • Si la carga de trabajo como DPO le impedirá seguir ejerciendo sus funciones anteriores con normalidad, regulen una redistribución de sus tareas.  Por ejemplo, que mantendrá su puesto anterior a razón del 75% de la jornada, y que el 25% restante trabajará como DPO.
  • Este documento también le servirá para acreditar que el afectado acepta el nombramiento.

Su empresa deberá disponer de un DPO si trata datos especialmente protegidos a gran escala. De ser así, podrá contratar a un externo o designar a un trabajador. En este último caso, le conviene reflejar la designación por escrito.

El nuevo RGPD y su aplicación en las relaciones laborales

El nuevo RGPD y su aplicación en las relaciones laborales

El próximo 25 de mayo se aplicará definitivamente el RGPD. Esta norma que regulará la recogida, tratamiento, almacenamiento, y gestión de los datos personales supone una importante transformación en la utilización de los datos de las personas y tiene importantes repercusiones en el ámbito laboral.

Incorpora los principios de responsabilidad proactiva y el principio de transparencia, a través del cual incluye, junto con los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición), los derechos al olvido, a la portabilidad y a la limitación en la recogida de datos.

Como novedad, incorpora la figura del delegado de protección de datos y refuerza la figura del convenio colectivo en el ámbito de la protección de datos, ya que su tratamiento puede ser negociado e incluido en ellos.

La entrada en vigor del reglamento tiene importante repercusiones en el ámbito laboral, tanto desde el proceso de selección, como a lo largo de la relación laboral y en la utilización de los medios de control de la actividad de los trabajadores a través de las nuevas tecnologías (videovigilancia, controles biométricos….). Estos y otros temas son los tratados en este multimedia.

Obligaciones gen​erales ​

Información

-si se obtienen datos personales (de empleados, de candidatos…), debe informarse al interesado del tratamiento o uso que va a realizar de los datos, así como de otros extremos como:  la identidad y la dirección de la empresa (los datos de contacto); d​​​atos del delegado de protección de datos, si dicha figura existe;

– se reconocen  los derechos de acceso, rectificación, limitación al tratamiento, supresión, portabilidad y oposición.

Consentimiento

– el derecho a la información es esencial para la prestación del consentimiento para el tratamiento de los datos personales;

– el consentimiento debe ser específico, informado e inequívoco;

– no se debe recabar el consentimiento de los trabajadores, ya que el tratamiento de sus datos deriva de la existencia del contrato de trabajo.

En el ámbito L​abora​l ​

Selección de personal​

– si el candidato presenta directamente el currículum se debe establecer un procedimiento de obtención y uso de estos datos, incluyendo el acuse de recibo;

– si ​los curriculum vitae no se conservan deben destruirse de manera segura.

Nóminas de los trabajadores

-si se externaliza la gestión de las nóminas de los trabajadores, esta empresa tiene la consideración de encargado del tratamiento de datos;

– las obligaciones del encargado del tratamiento deben reflejarse mediante un contrato por escrito en el que se refleje que los datos:

– sólo se van a tratar conforme a las instrucciones del responsable del fichero o del tratamiento;

– no se van a utilizar con un fin distinto al establecido en el contrato.

Prevención de riesgos

– no se requiere no requiere el consentimiento previo del trabajador;

– debe informarse a los trabajadores del tratamiento de sus datos con fines de prevención de riesgos o de vigilancia de la salud.

Seguros

– de concertarse seguros o planes de pensiones, debe informarse a los trabajadores del tratamiento de sus datos para así como de su cesión a la compañía aseguradora o gestora;

– sólo pueden recabarse los datos necesarios para la contratación.

Control empresarial

-se permite el uso de tecnología para controlar la actividad laboral (control del e-mail, del ordenador de la empresa…);

– no se necesita el consentimiento del trabajador, pero sí debe informarle del tratamiento de sus datos, y de lo que está permitido hacer y lo que no.

La empresa deberá divulgar estas instrucciones de forma clara a todos los trabajadores afectados por la medida de control;

– deben ser proporcionales con el objetivo perseguido;

– cámaras de videovigilancia, deben cumplir los siguientes requisitos:

  • no pueden obtenerse imágenes de espacios públicos, salvo si ello es inevitable;
  • la colocación de cámaras debe respetar el principio de proporcionalidad y el derecho a la intimidad;
  • se debe informar de la colocación de las cámaras con un cartel explicativo en un lugar visible de las zonas videovigiladas;
  • sólo se puede conservar las grabaciones durante un plazo máximo de un mes desde su captación.
Nuevo sistema de notificaciones para autónomos

Nuevo sistema de notificaciones para autónomos

Con efectos del 01 de octubre de 2018 entrará en vigor la Orden ESS/214/2018, de 1 de marzo de 2018. Esta orden introduce la obligación de los trabajadores autónomos de gestionar por vía electrónica sus trámites de afiliación, cotización y recaudación, así como la recepción de las notificaciones de los actos administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Los autónomos están recibiendo esta información de manera progresiva, con comunicaciones por parte de la Seguridad Social  mediante diversas vías: correo electrónico, SMS o carta. La Seguridad Social facilitará dos canales para el cumplimiento de dicha obligación:

  • Autogestión de las notificaciones de la Seguridad Social por parte del autónomo. Para ello, el autónomo deberá facilitar a la Administración sus datos de contacto, teléfono móvil y correo electrónico, que serán usados para dirigirle comunicaciones de interés y enviar avisos (disposición de notificaciones como impagos de cuotas, embargos, etc). Una vez recibido el aviso, el autónomo, deberá descargarse la notificación por vía telemática, valiéndose para ello del certificado digital de la FNMT, DNI electrónico o sistema Cl@ve.
  • Nombrar a un autorizado que actuará en su representación. En Confialia, conscientes de los avances de las nuevas tecnologías en la Administración Pública, y previendo el camino que seguirán el resto de Administraciones Públicas, queremos ofrecerle un nuevo servicio de acceso a dichas notificaciones que las diferentes Administraciones Públicas habilitarán en su buzón virtual correspondiente. 

Con este producto puede estar tranquilo, ya que Confialia le ayudará a gestionar no solo sus comunicaciones con la Tesorería General de La Seguridad Social, también con otras Administraciones Públicas, como:

  • La Agencia Tributaria (AEAT)
  • La Dirección General de Tráfico (DGT)
  • El Ministerio de Justicia
  • Y cada vez más Ayuntamientos y Comunidades Autónomas

Recuerde que las personas jurídicas ya tienen la obligatoriedad de estar en el sistema de notificaciones telemáticas, por lo que si no dispone de este servicio para su empresa, ni para su autónomo, pero está interesado en contratarlo, póngase en contacto con su asesor de Confialia y le informará de esta nueva obligación.

Desde Confialia queremos que usted sólo se preocupe de las cosas importantes: ¡su Empresa y su Tiempo Libre!

Pensión de viudedad para la pareja de hecho de su empleado fallecido

Pensión de viudedad para la pareja de hecho de su empleado fallecido

Uno de sus trabajadores ha fallecido, y la pareja de hecho le solicita información sobre si podrá cobrar la pensión de viudedad, así como el importe de ésta. ¿Es posible compatibilizar la pensión y un trabajo por cuenta ajena?

La pareja de hecho del trabajador fallecido también trabaja, por lo que le ha preguntado si va a poder cobrar la pensión de viudedad. Apunte. Pues bien, dígale que dicha pensión es compatible con cualquier renta del trabajo, por lo que podrá cobrarla siempre que el fallecido hubiese cotizado durante el período mínimo previsto por la ley.

Cuánto va a cobrar

Derecho. Para que nazca el derecho a cobrar la pensión de viudedad, el fallecido debería reunir, en el momento del fallecimiento, alguno de los requisitos siguientes:

  • Si en dicho momento estaba dado de alta, debería tener un período de cotización de 500 días dentro de los cinco años anteriores. Apunte. Si el fallecimiento se hubiese producido por accidente –tanto si fue laboral como si no–, no sería necesario acreditar ese período de cotización mínimo.
  • Si no estaba dado de alta, deberá acreditarse que cotizó durante un período de quince años.

Base reguladora. Al tratarse de un trabajador en activo, la base reguladora para calcular la pensión es el cociente de dividir por 28 la suma de las bases de cotización durante un período ininterrumpido de 24 meses naturales elegidos por el beneficiario dentro de los quince años inmediatamente anteriores al mes previo al hecho causante. Apunte. Si el fallecimiento se hubiese producido como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional, la base reguladora se calcularía según los salarios realmente percibidos el año anterior, incluidas las horas extras.

Cuantía. La cuantía de la pensión es, con carácter general, del 52% de la base reguladora. No obstante, dicho porcentaje se amplía al 70% si el beneficiario tiene cargas familiares, o cuando la pensión de viudedad sea su principal fuente de ingresos.

Otros aspectos

Parejas de hecho.  La condición de pareja de hecho se acredita mediante certificado de la inscripción en los registros específicos existentes en las comunidades autónomas o los ayuntamientos, o mediante documento público en el que conste la constitución de dicha pareja de hecho. ¡Atención! En todo caso, será necesario acreditar una convivencia estable, notoria e ininterrumpida durante el período de los cinco años anteriores al fallecimiento, aportando a estos efectos un certificado de empadronamiento expedido por el Ayuntamiento.

La pensión de jubilación es compatible con la obtención de otros rendimientos. Su cuantía es del 52% de la base reguladora, aunque pasa a ser del 70% en caso de cargas familiares o ausencia de otros ingresos.

Compensar por trabajar un día festivo. Sector Hostelería.

Compensar por trabajar un día festivo. Sector Hostelería.

Como consecuencia de varias dudas que nuestro clientes nos han planteando en relación a la compensación de los días festivos trabajados en el sector de la hostelería, nos complace informarles de lo siguiente:

1.- Las fiestas laborables con carácter retribuido y no recuperable que se trabajen, podrán, de común acuerdo entre la empresa y el trabajador:

  1. Ser acumuladas al período anual de vacaciones
  2. Ser disfrutadas continuadas en periodo distinto
  3. Ser disfrutadas en otro día distinto acumuladas al descanso semanal

En caso de no alcanzarse acuerdo, se acumularán al período vacacional. Los festivos que caigan dentro del periodo de vacaciones no se entenderán como disfrutados.   

Cuando la compensación de las fiestas se haga de forma continuada, acumulándolas al período anual de vacaciones o ser disfrutadas en otro periodo distinto, se fijarán tantos días laborables como fiestas se trabajen, no pudiendo coincidir su disfrute con los días de descanso que normalmente se hubieran librado en caso de haberse trabajado.

Cuando coincida una fiesta laboral entre semana con un día de descanso que se haya establecido durante la misma, esta fiesta no se tendrá como disfrutada, teniendo la consideración de trabajada.

2.- La fiesta trabajada podrá ser compensada económicamente e incluirlo mes a mes en la nómina o bien en la liquidación. La cantidad a abonar se obtiene con el cobro diario habitual y se le añade 75%. Así si un trabajador su salario diario es de 35€, y se le compensa un festivo se le abonaran 61,25€ por ese día festivo.

Obligación a todos los autónomos a incorporarse al Sistema RED

Obligación a todos los autónomos a incorporarse al Sistema RED

A partir del 01 de septiembre de 2018 todos los trabajadores autónomos (RETA) y los trabajadores en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar, están obligados a afiliarse al Sistema RED, y así digitalizar todos los trámites, altas y bajas de autónomo, modificaciones, informar de incapacidades temporales,…

Se trata de un servicio que ofrece la TGSS  a empresas, agrupaciones de empresas y profesionales, cuya misión es permitir el intercambio de información y documentos entre ambas entidades (TGSS y usuarios) a través de INTERNET.

Podrá ser el mismo autónomo su propio autorizado RED, o bien autorizarse a RED a través de su asesor, por lo que en este caso no deberá realizar ningún trámite.