Obligación de emitir facturas electrónicas frente a la administración

Obligación de emitir facturas electrónicas frente a la administración

A partir del 15 de enero, que estén atentos aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia Tributaria u otras Administraciones de la Administración General del Estado, porque deberán expedir sus facturas a los citados órganos en un formato llamado “Facturae”, también conocido como AEAT – CCI. El destinatario debe respetar los formatos a emplear, ya que es el responsable último de las facturas que recibe.

No obstante, habrá algunas excepciones en las que no será necesario facturar de esta manera:

  • Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
  • Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.
  • Se prevé  que se puedan excluir reglamentariamente las de importe inferior a 5.000 euros.

Alcance institucional

La obligación afecta a los empresarios con relación en alguno de los niveles de la administración, los cuales son:

  • Administración General del Estado, nivel estatal
  • Administraciones de las Comunidades Autónomas, nivel autonómico
  • Administraciones locales (ayuntamientos, Consejos insulares, etc), así como también a diferentes entes públicos:
    • Organismos autónomos.
    • Universidades Públicas.
    • Entidades de derecho público.
    • Órganos constitucionales
    • Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Si desea crear una factura electrónica, actualmente hay dos formas de hacerlo:

  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica.
  • Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas, por ejemplo, el que ofrece gratuitamente el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Requisitos especiales de las facturas electrónicas

  • Las facturas deben elaborarse en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
  • Las facturas electrónicas deben estar firmadas electrónicamente*.
  • Se debe indicar claramente el destinatario de la factura, para lo cual es importante tener en cuenta:
    • oficina contable
    • órgano gestor
    • unidad tramitadora

Envío de las facturas a la Administración Pública

Las facturas electrónicas se podrán enviar a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (estatal, autonómica o local).

Desde éste se podrá conocer el estado de tramitación de las facturas que haya entregado, consultar el estado de sus facturas, enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas, consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria, descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, etc; y producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.

El envío se realizará siempre a través de Internet por medio de:

  • Portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • Mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Una vez enviadas las facturas electrónicas…

Como con cualquier otra factura en papel, el empresario tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria 58/2003, de 17 de diciembre . En esta se establece que las facturas, para ser válidas, deberán conservar algunas características tales como: legibilidad, autenticidad del origen de la factura e integridad del contenido de la factura.

Es posible que el gobierno se plantee la opción de ampliar los supuestos de emisión obligatoria de facturas electrónicas a empresas que presten otros servicios “de especial trascendencia económica” y emitan un elevado número de facturas. Ofreceremos más información cuando  la decisión sea firme.

 

*Para firmar electrónicamente una factura será necesario utilizar un certificado electrónico reconocido (si la factura se la elabora un tercero, un prestador de servicios de facturación electrónica, será éste quien realice la firma).