9 grandes chequeos antes de cerrar el ejercicio 2019

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Ha llegado el temible mes de enero a los despachos profesionales y hoy he pensado informaros de los chequeos más significativos que realizamos en la contabilidad de nuestros clientes antes de darla por cerrada. 

Todos estos chequeos se realizan gracias a nuestra aplicación Gestdirect que hemos desarrollado a lo largo de 25 años y que nos ayuda a gestionar el nivel de calidad que queremos dar a nuestro servicio de contabilidad, tanto para que la llevamos a cabo nosotros, como la que revisamos de otros contables.

Además aprovecharemos para comentaros algunas píldoras de información

  1. Chequeo Ventas (Ventas IVA), comprobamos que todas las facturas de venta sean correlativas en número y fecha y que no se producen saltos, para ello nos hacemos servir de un desarrollo tecnológico propio que denominamos Gestdirect.
    1. Comprobamos que no se hayan contabilizado ventas con una cuenta diferente a la 430
    2. Miramos que no haya ventas sin NIF o CIF
    3. Que no exista en la contabilidad facturas rectificativas mal informadas
    4. Que no existan discrepancias entre el tipo de operación y el CIF informado, por ejemplo, si hemos escogido un cliente con CIF intracomunitario, que esté debidamente informado y no como una operación interior.
    5. Que se acumulen correctamente las facturas a su correspondiente modelo resumen anual
    6. Revisar las facturas que se hayan podido revisar sin un soporte documental
    7. Aquellas facturas que según nuestro propio algoritmo tengan una “configuración” dudosa
imagen de nuestra aplicación Gestdirect

2. Chequeo Compras (Compras IVA), Igual que en las ventas, se revisa el tipo de operación, si hay compras contabilizadas a cuentas que no sean del grupo 400 ó 410, si está correctamente imputado al impreso resumen anual, el trimestre en el que se encuentra, el tipo de IVA, si hay IRPF, el NIF del proveedor/acreedor. Pero además incorporamos algún chequeo extra:

  1. Facturas de Inversión: Comprobamos aquellas facturas de Proveedores que tengan un importe por encima de la media de las facturas para comprobar que no se trate de una factura de inmovilizado.
  2. PRORRATA: GestDirect nos ayuda a detectar posibles errores a la hora de aplicar los porcentajes de deducibilidad del IVA si al cliente se le aplica la prorrata, en tal caso habría que revisar los porcentajes aplicados en cada factura.
  3. Facturas de años anteriores: Si hay facturas de años anteriores Gestdirect nos lanza un mensaje de alerta para aplicar correctamente la legislación vigente, pues debe contabilizarse de una forma diferente a los gastos del ejercicio corriente.

3. Control de Gastos Fijos periódicos (GFP), nuestro control estrella. Un Gasto Fijo Periódico es un gasto que por su relevancia, periodicidad o por interés del cliente se revisa cada vez que se realiza un cierre contable para emitir un informe de Pérdidas y Ganancias. Por ello, con nuestra aplicación Gestdirect hemos creado una capa de chequeo sobre la cuenta contable a la que se asignamos un nombre de chequeo, una periodicidad y un grado de importancia. De esta manera y gracias a la tecnología podemos ver rápidamente qué gastos faltan y así ahorrarle impuestos a nuestro cliente y darle la información lo más veraz posible


4. Duplicados en libro de IVA y en Libro Diario, con nuestra aplicación Gestdirect revisamos no sólo un duplicado de fecha y número de factura, sino también de importe y de número de veces que existe una factura que tiene indicios de estar repetida.

Imagen de nuestra aplicación Gestdirect

5. Chequeo de que las rentas de trabajo estén correctamente contabilizadas, Busca las incidencias detectadas en las retenciones y debe coincidir con el modelo 111 que se va a presentar a Hacienda.

6. Revisión de la retención de los alquileres, Buscamos las incidencias detectadas en las retenciones de inmobiliario o alquiler y debe coincidir con el modelo 115 a presentar a la AGencia tributaria.

7. Comprobación de las retenciones de capital mobiliario y sobre dividendos, Busca las incidencias detectadas en las retenciones capital y Resto no informado y debe coincidir con el modelo de retenciones presentado a la Agencia tributaria.

8. Comprobación de facturas con 99999. Tal y como hemos indicado anteriormente, las facturas que hay contabilizadas sin soporte se indica poniendo 99999 en el número de factura, esta consulta te extrae todas estas facturas sin soporte y se valora con el cliente si obtendremos el documento correctamente.

9. Comprobación de «cruzados», Consulta entre los clientes que tienen operaciones entre ellos, suele ser habitual en los clientes que tienen varias sociedades o autónomos y que son gestionados por el mismo equipo administrativo, A veces traen la factura de una empresa (normalmente la venta), pero no la de gasto. Eso puede provocar un descuadre en la información declarada en el impreso 347 de operaciones de más de 3.005 euros, y los descuadres pueden provocar una inspeción…

Consejos

Atiende los embargos

Si tu empresa ha recibido una orden para embargar la nómina de un trabajador, pero él insiste en que la deuda está saldada, te aconsejamos que a no ser que reciba una nueva notificación del órgano embargador dejando sin efecto la anterior, apliques el embargo. ¿Por qué? Porque si incumplimos una orden de embargo nos convertimos en responsables solidarios del pago de la deuda hasta el importe de la nómina que hubiera podido embargar y no lo hice.

El permiso de paternidad se amplía a 12 semanas

Medidas de conciliación. El 1-1-2020 se amplía a 12 semanas la duración de la suspensión del contrato del progenitor distinto a la madre biológica en caso de nacimiento de hijo. En caso de adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento, cada progenitor va a disponer de 6 semanas obligatorias además de otras 12 semanas para compartir entre ambos. 

Posibilidad de analizar los valores catastrales a través del procedimiento de gestión tributaria

Posibilidad de analizar los valores catastrales a través del procedimiento de gestión tributaria

El ayuntamiento de Benicássim interpone recurso de casación ante el TS con el objeto de determinar cómo afecta la anulación de un planeamiento urbanístico a las liquidaciones giradas por el concepto IIVTNU.

​El TS se centra en determinar si es posible impugnar la liquidación por IIVTNU cuestionando el valor catastral determinado por acto firme en vía de gestión catastral.

La regla general es que no cabe discutir en vía de gestión tributaria el valor catastral que adquirió firmeza en el ámbito de gestión catastral. No obstante se dan situaciones excepcionales que permiten que ceda esta regla ante principios superiores que deben prevalecer frente al principio de seguridad jurídica.

La fijación del valor catastral no puede permanecer inamovible cuando situaciones sobrevenidas, tales como declaraciones judiciales y/o jurisprudenciales o cambios legislativos, reflejan la incorrección del valor catastral. La Administración no puede seguir girando liquidaciones y que estas resulten inexpugnables amparándose en la distinción entre gestión catastral y gestión tributaria. Si se aplica una base imponible incorrecta se vulnera el principio de capacidad económica, al gravarse una riqueza inexistente o ficticia, como puede ser que se haga tributar como urbano, lo que es rústico.

Ante esta situación excepcional el sistema general que distribuye las competencias entre gestión catastral y gestión tributaria debe reinterpretarse y pulir su rigidez para que en sede de gestión tributaria y en su impugnación judicial quepa entrar a examinar la conformidad jurídica del valor catastral, en su consideración de base imponible del gravamen.

Por todo ello, el TS permite utilizar el procedimiento de gestión tributaria para analizar la valoración catastral cuando las circunstancias excepcionales así lo exijan.

Medidas económicas y fiscales

Medidas económicas y fiscales

Con entrada en vigor el 6-3-2019, se introducen las siguientes modificaciones:

  1. Se introduce una exención en la LITP y AJD, modalidad transmisiones patrimoniales onerosas,  para los arrendamientos de vivienda que recaen sobre una edificación habitable cuyo destino primordial sea satisfacer la necesidad permanente de vivienda del arrendatario (LITP art.45.I.B.26).
  2. Y en la LHL, concretamente en el IBI, se establecen las siguientes medidas:

–  se exceptúa de la obligación de repercutir el IBI al arrendatario cuando el arrendador sea un ente públicoen los supuestos de alquiler de inmueble de uso residencial con renta limitada por una norma jurídica;

–  se modifica la regulación del recargo de hasta el 50% de la cuota líquida, previsto para los inmuebles de uso residencial desocupados con carácter permanente, definiendo tal concepto mediante su remisión a la normativa sectorial de vivienda, autonómica o estatal, con rango de ley, y conforme a los requisitos, medios de prueba y procedimiento que establezca la ordenanza fiscal. Se exige que previamente a esa calificación, se dé audiencia al sujeto pasivo y el ayuntamiento acredite los indicios de desocupación; y

– se crea una bonificación potestativa de hasta el 95% para los inmuebles destinados a alquiler de vivienda con renta limitada por una norma jurídica.

Por último, con efectos a partir de 1-1-2019, se amplía el ámbito de las inversiones financieramente sostenibles para acoger la posibilidad de realizar actuaciones en materia de vivienda por parte de las Entidades Locales, incluyendo para ello la referencia al programa «152. Vivienda».

¿Es posible la deducción del IVA soportado con anterioridad al inicio de la actividad empresarial?

¿Es posible la deducción del IVA soportado con anterioridad al inicio de la actividad empresarial?

El Tribunal Económico-Administrativo ha admitido que el IVA soportado antes del inicio de una actividad puede ser deducible aunque la empresa no llegue a realizar ninguna venta.

IVA «preparatorio»

Intención. El IVA soportado en la compra de bienes o servicios durante la «fase preparatoria» de un negocio (es decir, con anterioridad al inicio de la actividad) es deducible. Apunte. Para ello basta con demostrar que al incurrir en dichos gastos se tenía la intención de iniciar una actividad que daba derecho a deducir el IVA soportado.

Pruebas. En estos casos, para demostrar esta intencionalidad Hacienda acepta las siguientes pruebas:

  • Trámites. Que se hubiesen solicitado las autorizaciones y licencias necesarias.
  • Bienes y servicios. Que, por su naturaleza, los bienes y servicios adquiridos estuviesen relacionados con la actividad a desarrollar.
  • Declaración censal. Que antes de incurrir en los gastos se hubiese presentado una declaración censal «previa al inicio de operaciones».
  • Tiempo razonable. Y, por último, que el tiempo transcurrido entre la adquisición de los bienes y servicios y el inicio de la actividad fuese razonable (en función del tipo de actividad).

¿Y si no llega a iniciarse?

Promotora. Este fue el caso de un empresario que pretendía iniciar una actividad depromoción, y que llevó a cabo «gestiones preparatorias» por las que se dedujo el IVA soportado (entre ellas adquirir la opción de compra sobre unos solares). No obstante, transcurridos unos años rescindió dicha opción de compra, sin llegar a efectuar ninguna venta. ¡Atención! Ante ello, la Inspección consideró que, como no se habían realizado ventas, nunca había existido la intención de realizar una actividad, y le obligó a devolver el IVA deducido.

TEAC. Pues bien, dicho empresario recurrió ante el Tribunal Económico-Administrativo (TEAC), y este le ha dado la razón con estos argumentos:

  • La calificación como deducible del IVA soportado en los «gastos preparatorios» depende exclusivamente de las circunstancias del momento en que dichos gastos se soportaron.
  • Así pues, si según el resto de pruebas aportadas puede demostrarse que la intención del empresario era iniciar una actividad, el IVA soportado debe ser considerado deducible, aun en el caso de que la actividad no se inicie nunca.

Comentario

Intención. En la práctica, lo determinante es la intención de afectar los activos o gastos a la actividad que se va a iniciar. ¡Atención! Y Hacienda podría ser restrictiva cuando, aun habiéndose iniciado la actividad, los bienes se adquirieron con excesiva antelación y eran susceptibles de utilización privada. Vea dos ejemplos:

  • Se adquiere una vivienda con IVA para utilizarla como despacho, pero la actividad no se inicia hasta pasado un tiempo. ¡Atención! En ese caso Hacienda podría «sospechar» que la intención inicial era destinar la vivienda a uso propio, y negar la deducción del IVA. Para evitarlo, realice de inmediato las obras necesarias para adecuar la vivienda a la actividad, y evite ocuparla mientras tanto.
  • Y lo mismo puede pasar con los vehículos, si se utilizan para fines privados durante un tiempo. Nada más adquirirlo, grave en él el logo de la empresa de forma visible.

​Si según el resto de pruebas aportadas puede demostrarse que la intención del empresario era iniciar una actividad, Hacienda debe aceptar la deducción del IVA soportado, aun en el caso de que la actividad no se inicie nunca.

Nota: Se trata de la resolución del TEAC 27-4-15, EDJ 58976.​

¿Puedo deducir los gastos del vehículo?

¿Puedo deducir los gastos del vehículo?

Si usted utiliza un vehículo en su actividad económica, Hacienda presumirá que también hay un uso privativo y le denegará la deducción de los gastos correspondientes. Pero no se conforme…

Gastos del vehículo

Uso exclusivo. Si usted es un empresario individual y desea adquirir un vehículo para su actividad, sepa que Hacienda pone muchas trabas a la hora de deducir los gastos relacionados con la adquisición y el uso (amortización, reparaciones, carburante, Impuesto de Matriculación, seguros, aparcamientos, etc.). ¡Atención!  Salvo algunas excepciones, para que dichos gastos sean deducibles en el IRPF, es preciso que el vehículo se utilice de forma exclusiva en la actividad (no siendo suficiente que el uso particular sea accesorio o irrelevante), lo cual es muy difícil de demostrar.

Excepciones. De hecho, sólo se excepcionan de esta norma tan estricta (permitiéndose, en caso de uso particular y empresarial, la deducción de la parte proporcional correspondiente al uso empresarial) los siguientes vehículos:

  • Los vehículos mixtos (como las furgonetas) destinados al transporte de mercancías.
  • Los de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, en el caso de los taxis o de las empresas de alquiler de vehículos).
  • También son deducibles, en proporción a su utilización empresarial, los vehículos de autoescuela y los que empleen los empresarios que actúen como representantes o agentes comerciales.
Prueba diabólica. Cuando no se dan estos tres supuestos, para la deducción en el IRPF de cualquier gasto relacionado con la compra de un vehículo o con su uso (amortización, gasolina, aparcamiento, seguro, reparaciones…), Hacienda solicita que el contribuyente pruebe el «no uso» para fines privados. ¡Atención!  Y como dicha prueba negativa es prácticamente imposible, Hacienda no suele permitir la deducción de estos gastos.
 
Genere pruebas
 
Que pruebe Hacienda. Dado que la prueba de un hecho negativo (la «no utilización para fines privados») es muy complicada, ya hay diversos tribunales que consideran que en estos casos es Hacienda la que debe probar que los gastos no son deducibles, y no al revés. Apunte.  Por tanto, si se encuentra con una actitud restrictiva por parte de la Inspección, exija que sea ella la que pruebe la utilización particular, y no usted.
Pruebas adicionales. Pero tampoco se quede de brazos cruzados. Apunte.  Con independencia de que según dichos tribunales la obligación de probar es de Hacienda, usted también puede generar pruebas conforme realmente el vehículo sólo se utiliza para la actividad económica:
  • Rotule sus vehículos comerciales o industriales con el logo de su empresa, y procure que no dispongan de lunas en las puertas traseras.
  • Procure que dichos vehículos estén adaptados a la actividad realizada y que no sean modelos más propios de uso particular.
  • ​Disponer de un vehículo privado adicional no será, por sí mismo, suficiente. Pero con el resto de pruebas, sí que le ayudará en su objetivo.
Ejemplo. Usted es pintor y utiliza una furgoneta para trasladarse y transportar materiales, andamios, escaleras, etc., por lo que no se encuentra en los supuestos indicados más arriba, que permiten una deducción parcial de los gastos (según Hacienda, la pintura o el material de construcción para instalar no se consideran «mercancías»). Apunte.  Pues bien, si el vehículo lleva el logo de su empresa, está habilitado para la carga de material y usted dispone de otro turismo, difícilmente Hacienda podrá negarle la deducción de los gastos.
Exija que sea Hacienda la que demuestre que existe un uso particular. Usted también puede generar pruebas a su favor rotulando el vehículo con el logo de su empresa y demostrando que dispone de otros vehículos para uso particular.
Conservación de facturas. ¿Es válido en pdf y email?

Conservación de facturas. ¿Es válido en pdf y email?

Los empresarios o profesionales están obligados a conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos durante el plazo de prescripción previsto en la LGT:

1. Las facturas recibidas.

2. Las copias o matrices de las facturas expedidas.

3. Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.

4. Respecto al REAGP del IVA, los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotación.

5. En el supuesto de importaciones, los documentos mencionados en la LIVA art.97.uno.3º.

También están obligados a conservar la documentación citada:

– los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA;

– quienes, no siendo empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso solo alcanza a los documentos citados en el punto 1 y 3 anteriores.

La obligación de conservación puede ser cumplida materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo.

Es necesaria la comunicación previa a la AEAT si el tercero no está establecido en la UE, salvo que lo esté en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico de asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Dir 2010/24/UE y por el Rgto UE/904/2010.

Hasta ahora, Hacienda se iba por las ramas cuando alguien le consultaba si el envío por correo electrónico de una factura en PDF era válido. Se limitaba a indicar que el sistema de envío debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina «una pista de auditoría fiable».

¿En PDF y por e-mail? ¡Se puede!

Pues bien, aunque con estas respuestas ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, ahora Hacienda ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica (DGT V0553-15, V0340-15 y V2426-14) .

Pista de auditoría. Eso sí, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos. Sin embargo, eso no será difícil para su empresa:

Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago.

Y una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.