¿Quieres saber cuál es el futuro de la facturación en España? Se llama ticketBAI

El pasado 31 de enero de 2020 la Hacienda foral de Guipúzcoa aprobó el calendario de implantación del ticketBAI, ¿quieres saber de qué se trata?

¿Qué es TicketBAI en el futuro de la fiscalidad española?

TicketBAI, era un proyecto y ahora es una realidad de las tres Haciendas Forales y del Gobierno Vasco, cuyo objetivo es la implantación de una serie de obligaciones legales y requisitos informáticos, que se implicará que a partir de que entre en vigor, todas las personas físicas y jurídicas que ejerzan actividad económica, deberán utilizar un software de facturación que deberá cumplir con los requisitos técnicos que se publiquen, como son la comunicación de dicha factura o ticket en la página de Hacienda.

Este nuevo sistema permitirá a las Haciendas Forales el control de los ingresos de sus actividades económicas y, en especial, de aquellas actividades que tienen como clientes a las personas consumidoras finales. Asimismo, la información obtenida se utilizará para facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones fiscales (declaración de renta, declaración de IVA, declaración de Impuesto de sociedades, etc).

Los distintos programas de facturación se deberán adaptar para que se genere un fichero, con toda la información tributaria necesaria para el control de la actividad, justo antes de la expedición de cada factura. Una vez emitida la factura, el fichero se enviará de forma automática a cada Hacienda. Los clientes podrán ver en la factura que se está utilizando TBAI ya que aparecerá un código especial QR con la información necesaria para poder comprobar que la factura está bien emitida.

¿Por qué se ha planteado implantar el TBAI?

El motivo principal es evitar el fraude y por tanto aumentar la recaudación, además de poder facilitar mayor información al contribuyente. Otros países de nuestro entorno, como Italia o Portugal ya han implantado sistemas similares, aunque en será en la España Quijotesca en donde se implantará la comunicación de tickets.

¿qué debe realizar el software o programa para cumplir TBAI?

Básicamente lo que TBAI hace es un concatenación de las facturas, que se firmarán electrónicamente, lo que impide la manipulación o borrado de las mismas. Ello va a asegurar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos, en definitiva que sea prácticamente imposible manipular o borrar las facturas una vez emitidas.

Además, el programa generará la factura con todos los datos necesarios e incluirá dos nuevos campos, que simplemente serán la representación de los datos de la factura en otro formato, a saber: un código único TBAI y un código QR.

¿Cuándo hay que remitir el archivo XML-TBAI y cumplir con la obligación de información?

En el caso de los contribuyentes guipuzcoanos, tan pronto se emita la factura, el programa remitirá el archivo XML-TBAI a la Hacienda Foral de Gipuzkoa, es decir, la remisión será online hacia el servidor de la Hacinda foral, por tanto, todos los empresarios tendrán que tener acceso a internet en el momento de emitir un ticket, ya no servirá el papel, o dicho de otra manera, al imprimir la factura o ticket en papel, debe llevar el “sello QR” de la Agencia tributaria foral….

¿A quiénes afecta el TBAI?

Esta nueva obligación va a afectar a todas las personas que ejerzan actividades económicas, según lo dispuesto en el IRPF, así como a las Personas Jurídicas cuando hagan entregas de bienes o prestaciones de servicios.

¿Qué va a hacer Hacienda para facilitar el cumplimiento de esta obligación? ¿Va a desarrollar alguna aplicación?

El 1 de enero de 2021 ya estará disponible una sencilla y básica aplicación, que se alojará en la web de la Hacienda Foral, con la que los obligados tributarios podrán generar sus facturas, cumpliendo todos los requisitos, las podrán imprimir en papel o remitir a su clientela en formato electrónico. Será durante el último trimestre de 2020 cuando la aplicación estará disponible en formato de pruebas para que se pueda conocer su funcionamiento.

¿Qué hago si me afecta TBAI y no voy a emplear la aplicación web facilitada por la Hacienda Foral?

Si decide no utilizar el servicio de la web de Hacienda, deberá contactar con su proveedor informático para que le preparen la actualización del software o le digan si su dispositivo actual es compatible con TBAI.

A partir de la entrada en vigor del sistema TBAI, todas las personas y entidades que expidan facturas deberán utilizar dispositivos tales como terminales punto de venta (TPV), ordenadores personales, máquinas de vending avanzadas, balanzas avanzadas, tabletas, teléfonos móviles y demás dispositivos que deberán implementar las regulaciones técnicas que se han definido.

Todos los dispositivos se deberán conectar a internet, por lo que es necesario tener acceso a la red.

¿La implantación implica algún coste?

Sí, la implantación puede implicar algún coste. El coste puede variar dependiendo de la situación previa del dispositivo tecnológico del o de la contribuyente.

Las primeras estimaciones señalan que el coste será más bajo para quienes sólo necesiten una adaptación a su programa de facturación. Para quienes a esta fecha no dispongan de un equipo informático y tan solo dispongan de cajas registradoras que no puedan ser susceptibles de adaptación, el coste será mayor, y deberán elegir en el mercado la solución que se adapte a las necesidades de su negocio.

Para ayudar en la implantación, a partir de 2020, en la normativa se van a contemplar beneficios fiscales que incentiven las inversiones que se deban realizar.

¿Cuándo entra en vigor el TBAI?

La entrada en vigor en Gipuzkoa será el 1 de enero de 2021 y será progresiva, incorporándose durante los años 2021 y 2022 escalonadamente todos los sectores económicos en función de las actividades económicas que ejerzan.

Asimismo, a lo largo de 2020 se irá publicando la normativa que regula la nueva obligación del TBAI.

Calendario de implantación

Para determinar la fecha de implantación obligatoria de los colectivos que deben usar un sistema que cumpla los requisitos TBAI se va a utilizar, con criterio general, el contenido de las actividades de acuerdo con las Tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas.

La obligación de aplicar TBAI es independiente de en qué Administración conste el alta en el IAE, lo que determina la obligación es que la persona contribuyente ejerza una actividad económica a efectos del IRPF o que sea una Persona Jurídica que realice entregas de bienes o prestaciones de servicios y que deba aplicar la normativa guipuzcoana.

En la selección del primer colectivo se ha seguido otro criterio. En este caso estarán obligados los contribuyentes que a su vez tienen la condición de profesional que presta de forma habitual servicios de gestión en materia tributaria. Son personas o entidades que actúan en nombre de sus clientes ante la Hacienda Foral de Gipuzkoa,  y están inscritos como representantes. Estas personas ya se relacionan con la Hacienda Foral por medios telemáticos y con la experiencia adquirida van a poder facilitar la implantación posterior en el resto de los colectivos.

Con estos criterios, el uso de TBAI será obligatorio a partir de las fechas que se indican a continuación.

1 de enero de 2021

El 1 de enero de 2021 deberán expedir las facturas o justificantes empleando un  sistema que cumpla los requisitos TBAI, el siguiente colectivo:Profesionales de la gestión tributaria  

1 de mayo de 2021.

Los contribuyentes que ejerzan una actividad económica a efectos del IRPF o las Personas Jurídicas que realice entregas de bienes o prestaciones de servicios, cuando su actividad esté definida en los siguiente Grupos del IAE:

GRUPO 834. SERVICIOS RELATIVOS A LA PROPIEDAD INMOBILIARIA Y A LA PROPIEDAD INDUSTRIAL

GRUPO 842. SERVICIOS FINANCIEROS Y CONTABLES. 

GRUPO 843. SERVICIOS TÉCNICOS (INGENIERÍA, ARQUITECTURA, URBANISMO, ETC.)

GRUPO 844. SERVICIOS DE PUBLICIDAD, RELACIONES PUBLICAS Y SIMILARES. 

GRUPO 845. EXPLOTACION ELECTRONICA POR CUENTA DE TERCEROS. 

GRUPO 847. SERVICIOS DE CONSULTORIA. 

GRUPO 848. SERVICIOS INTEGRALES DE CORREOS Y TELECOMUNICACIONES.

GRUPO 849. OTROS SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS N.C.O.P. 

DIVISION 0. PROFESIONALES RELACIONADOS CON LA AGRICULTURA, GANADERIA, CAZA. SILVICULTURA Y PESCA. 

DIVISION 1. PROFESIONALES RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA ENERGIA, AGUA, MINERIA Y DE LA INDUSTRIA QUIMICA.

DIVISION 2. PROFESIONALES RELACIONADOS CON LAS INDUSTRIAS DE LA AERONAUTICA, DE LA TELECOMUNICACION Y DE LA MECANICA DE PRECISION. 

DIVISION 3. PROFESIONALES RELACIONADOS CON OTRAS INDUSTRIAS MANUFACTURERAS. 

DIVISION 4. PROFESIONALES RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCION. DIVISION 5. PROFESIONALES RELACIONADOS CON EL COMERCIO Y LA HOSTELERIA. 

DIVISION 6. PROFESIONALES RELACIONADOS CON EL TRANSPORTE Y LAS COMUNICACIONES. 

DIVISION 7. PROFESIONALES RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES FINANCIERAS, JURIDICAS, DE SEGUROS Y DE ALQUILERES. 

DIVISION 8. PROFESIONALES RELACIONADOS CON OTROS SERVICIOS.  

1 de octubre de 2021

Los contribuyentes que ejerzan una actividad económica a efectos del IRPF o las Personas Jurídicas que realice entregas de bienes o prestaciones de servicios, cuando su actividad esté definida en los siguiente Grupos del IAE:

Epígrafes de la sección 1ª:

Agrupación 64. Comercio al por menor de productos alimenticios, bebidas y tabaco realizado en establecimientos permanentes. 

Agrupación 65. Comercio al por menor de productos industriales no alimenticios realizado en establecimientos permanentes.

Agrupación 66. Comercio mixto o integrado; comercio al por menor fuera de un establecimiento comercial permanente (ambulancia, mercadillos y mercados ocasionales o periódicos); comercio en régimen de expositores en depósito y mediante aparatos automáticos, comercio al por menor por correo y catálogo de productos diversos.

Agrupación 67 Servicio de alimentación. 

Agrupación 68. Servicio de hospedaje. 

Epígrafes de la sección 2ª:

Agrupación 85. Profesionales relacionados con eL espectáculo. 

Agrupación 86. Profesiones liberales artísticas y literarias. 

Agrupación 87. Profesionales relacionados con Loterías, Apuestas y demás Juegos de Suerte, Envite y Azar.

Agrupación 88. Profesionales diversos. 

Agrupación 89. Otros profesionales relacionados con los servicios a que se refiere esta División.

Afecta fundamentalmente al comercio al por menor, al sector de hostelería y hospedaje y al resto de profesionales.

1 de marzo de 2022

Los contribuyentes que ejerzan una actividad económica a efectos del IRPF o las Personas Jurídicas que realice entregas de bienes o prestaciones de servicios, cuando su actividad esté definida en los siguiente Grupos del IAE:

Epígrafes de la sección 1ª:

Agrupación 50. Construcción.

Agrupación 85. Alquiler de bienes muebles.

Agrupación 86. Alquiler de bienes inmuebles.

Agrupación 91. Servicios agrícolas, ganaderos, forestales y pesqueros.

Agrupación 92. Servicios de saneamiento, limpieza y similares. Servicios contra incendios y similares. 

Agrupación 94. Sanidad y servicios veterinarios. 

Agrupación 95. Asistencia y servicios sociales.

Agrupación 96. Servicios recreativos y culturales.

Agrupación 97. Servicios personales. 

Agrupación 98. Parques de recreo, ferias y otros servicios relacionados con el espectáculo. 

1 de octubre de 2022

Los contribuyentes que ejerzan una actividad económica a efectos del IRPF o las Personas Jurídicas que realice entregas de bienes o prestaciones de servicios, cuando su actividad esté definida en los siguiente Grupos del IAE:

Epígrafes de la sección 1ª:

Agrupación 01. Explotación de ganado bovino 

Agrupación 02. Explotación de ganado ovino y caprino.

Agrupación 03. Expoliación de ganado porcino 

Agrupación 04. Avicultura.

Agrupación 05. Cunicultura.

Agrupación 06. Otras explotaciones ganaderas n.c.o.p.

Agrupación 07. Explotaciones mixtas.

Agrupación 11. Extracción, preparación y aglomeración de combustibles sólidos y coquerías. Agrupación 12. Extracción de petróleo y gas natural.

Agrupación 13. Refino de petróleo. 

Agrupación 14. Extracción y transformación de minerales radiactivos.

Agrupación 15. Producción, transporte y distribución de energía eléctrica, gas, vapor y agua caliente.

Agrupación 16. Captación, tratamiento y distribución de agua, y fabricación de hielo.

Agrupación 21. Extracción y preparación de minerales metálicos.

Agrupación 22. Producción y primera transformación de metales.

Agrupación 24. Industrias de productos minerales no metálicos.

Agrupación 25. Industria Química.

Agrupación 31. Fabricación de productos metálicos (excepto máquinas y material de transporte).

Agrupación 32. Construcción de maquinaria y equipo mecánico.

Agrupación 33. Construcción de máquinas de oficina y ordenadores (incluida su instalación). Agrupación 34. Construcción de maquinaria y material eléctrico.

Agrupación 35. Fabricación de material electrónico (excepto ordenadores).

Agrupación 36. Construcción de vehículos automóviles y su piezas de repuesto.

Agrupación 37. Construcción naval, reparación y mantenimiento de buques.

Agrupación 38. Construcción de otro material de transporte.

Agrupación 39. Fabricación de instrumentos de precisión, óptica, y similares.

Agrupación 41. Industrias de productos alimenticios y bebidas.

Agrupación 42. Industrias de otros productos alimenticios, bebidas y tabaco.

Agrupación 43. Industria textil. 

Agrupación 44. Industria del cuero. 

Agrupación 45. Industria del calzado y vestido y otras confecciones textiles.

Agrupación 46. Industrias de la madera, corcho y mueble de madera.

Agrupación 47. Industria del papel y fabricación de artículos de papel; artes gráficas y edición.

Agrupación 49. Otras industrias manufactureras.

Agrupación 61. Comercio al por mayor. 

Agrupación 62. Recuperación de productos.

GRUPO 761. SERVICIOS TELEFÓNICOS.

GRUPO 769. OTROS SERVICIOS DE TELECOMUNICACIÓN.

GRUPO 811. BANCA

GRUPO 812. CAJAS DE AHORRO.

GRUPO 821. ENTIDADES ASEGURADORAS DE VIDA Y CAPITALIZACIÓN.

GRUPO 822. ENTIDADES ASEGURADORAS DE ENFERMEDAD Y RIESGOS DIVERSOS.

GRUPO 823. OTRAS ENTIDADES ASEGURADORAS (MONTEPÍOS, CAJA DE PENSIONES, ETC.).

GRUPO 832. AUXILIARES DE SEGUROS. 

Epígrafes de la sección 3ª: 

Agrupación 01. Actividades relacionadas con el cine, el teatro y el circo.

Agrupación 02. Actividades relacionadas con el baile.

Agrupación 03. Actividades relacionadas con la música. 

Agrupación 04. Actividades relacionadas con el deporte.

Agrupación 05. Actividades relacionadas con espectáculos taurinos.

A tener en cuenta

Los obligados tributarios que estén encuadrados en dos o más epígrafes, tendrán obligación de implantar un sistema TBAI para todas sus actividades en el momento en el que por uno de los epígrafes esté obligado. Por tanto, la obligación de implantarlo para un epígrafe conllevará o arrastrará a los restantes epígrafes en los que esté encuadrado.

Por tanto, es muy importante que los contribuyentes de la Hacienda foral comprueben que los epígrafes en los que están dados de alta corresponden con la actividad que efectivamente desarrolla.  

Ahora bien, cualquier obligado tributario podrá anticipar voluntariamente la implantación a un sistema que cumpla los requisitos TBAI, sin embargo deberá tener en cuenta que la fecha de implantación debe coincidir con la de algún otro colectivo y conlleva la obligación de remitir comunicación previa específica que se implantará a tal efecto.

Actividades preventivas de las Mutuas 2019

Actividades preventivas de las Mutuas 2019

Mediante esta resolución se organizan las actividades preventivas de la SS que deben desarrollar las mutuas durante el 2019, estableciendo los criterios y prioridades que han de regir las mismas.

Las actividades y programas preventivos a desarrollar son las siguientes:

1. Asesoramiento técnico a PYMES y empresas de sectores preferentes. Comprende la realización de visitas a las empresas asociadas en las que concurran las circunstancias siguientes:

– empresas de menos de 50 trabajadores cuya actividad se realice en las divisiones de actividad que se corresponden con las de mayor número de accidentes de trabajo graves y mortales producidos en el año 2017 (recogidas en el anexo 1);

– empresas que en 2017 hayan tenido un índice de accidentalidad propio superior al del año 2016 o bien hayan presentado accidentes mortales o graves durante la jornada de trabajo;

– empresas que en 2017 hayan declarado enfermedades profesionales con baja (causadas por los agentes y en los sectores de actividad relacionados en el anexo 2).

2. Asesoramiento a empresas o actividades concurrentes. Comprende el asesoramiento sobre la aplicación de los medios de coordinación existentes para la prevención de riesgos laborales en  los centros de trabajo en los que concurran trabajadores de dos o más empresas, incluidos contratistas y subcontratistas, o trabajadores autónomos alguna de cuyas empresas o alguno de cuyos trabajadores se encuentre asociada o adherido a la mutua.

3. Difusión del servicio de la Seguridad Social denominado «Prevención10.es».  Comprende la realización de jornadas entre las empresas asociadas de hasta 25 trabajadores y autónomos adheridos al objeto de informarles sobre las funcionalidades que ofrece este  servicio que dispensa la acción protectora de la Seguridad Social, y mostrarles su utilización. Las mutuas pueden, en el desarrollo de esta actividad solicitar la colaboración del INSS.

4. Asesoramiento en empresas de menos de 50 trabajadores para la adaptación de puestos de trabajo y estructuras para la recolocación de trabajadores accidentados o con patologías de origen profesional. Se desarrolla en empresas pertenecientes a las divisiones y a los sectores de actividad con mayor número de accidentes mortales (anexo I) o en los que se produjeron enfermedades profesionales superando  los límites de siniestralidad establecidos en el sistema de alerta de CEPROSS (anexo II)

5. Actuaciones para el control y, en su caso, reducción de los AT/EP.  Se van a llevar a cabo especialmente en empresas que desarrollen su actividad económica en las divisiones y en los sectores de actividad con mayor siniestralidad laboral (anexo I y II) de modo que pueda disponerse de información que permita analizar el comportamiento experimentado por los accidentes y las enfermedades en aquellas empresas en los años 2019, 2020 y 2021.

6. Actividades de investigación, desarrollo e innovación para la reducción de las contingencias profesionales. Se establecen por las mutuas que las deben especificar su respectivos planes de actividades preventivas y deben dirigirse a los siguientes ámbitos de actuación:

– sectores y actividades con mayor riesgo;

– trastornos musculoesqueléticos;

– sustancias peligrosas;

– trabajadores vulnerables y colectivos específicos;

– factores organizativos y psicosociales;

– riesgos emergentes y nuevas tecnologías;

– hábitos saludables en el entorno laboral;

– pequeñas y medianas empresas;

– seguridad vial laboral.

CadMutua debe elaborar su respectivo plan de actividades preventivas ajustándose estrictamente a estos programas, actividades y prioridades y teniendo en cuenta la perspectiva de género en su desarrollo.  Se financia por la mutua y los gastos  destinados a su ejecución no pueden superar el 0,7% de sus ingresos por cuotas efectivamente cobradas por contingencias profesionales del último ejercicio liquidado previo al plan de actividades preventivas.

El plazo para que las mutuas presenten el plan es de 30 días a partir del 9-4-2019 y durante el primer trimestre de 2020 deben facilitar a la DGOSS la información detallada sobre el plan de actividades preventivas y el coste de su ejecución.

Los planes individuales de las mutuas, y la aplicación de los mismos, una vez aprobados por la DGOSS se publican en sus respectivas páginas web.

Tanto el INSS como el ISM pueden solicitar que estos programas y actividades se dispensen a favor de las empresas y los trabajadores comprendidos en sus respectivos ámbitos de gestión.

Calendario de Renta 2018

Calendario de Renta 2018

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15 de marzo

​ ​ ​

Consulta de datos fiscales. Obtención del número de referencia. Suscripción a la app «Agencia Tributaria»
Suscripción a la app «Agencia Tributaria» (Nueva configuración)
Acceso a sus datos fiscales: del 15 de marzo al 1 de julio:

  • Por Internet (mediante RENØ, Certificado o Cl@ve PIN)
  • Por la app «Agencia Tributaria»
Solicitud del número de referencia: del 15 de marzo al 1 de julio:

  • Por Internet (mediante RENØ, Certificado o Cl@ve PIN)
  • Por la app «Agencia Tributaria»
 

 

 

1 de abril ​

​ ​

Solicitud de cita previa: Plan «LE LLAMAMOS»
La Agencia Tributaria llama al contribuyente previa cita que se puede solicitar desde el 1 de abril hasta el 28 de junio

  • Por Internet
  • Por la app «Agencia Tributaria»
  • Por teléfono: 901121224 o 915357326 -Automático-. También para anular una cita previamente solicitada.
  • Por teléfono -atención personal- 901223344 o 915530071 (L a V de 9-19h)
Servicio telefónico de información tributaria de RENTA: 901335533 o 915548770 (L a V de 9-19h; este servicio permanecerá todo el año).

 

2 de abril

​ ​ ​

Inicio de la presentación de declaraciones de Renta y Patrimonio 2018
Modificación y presentación de la declaración de Renta 2018 por teléfono, previa cita: del 2 de abril al 1 de julio. Hasta el 26 de junio en el caso de domiciliación bancaria.
Modificación y presentación de la declaración de Renta 2018 por Internet: del 2 de abril al 1 de julio (24 h). Hasta el 26 de junio en el caso de domiciliación bancaria.

  • En el servicio de tramitación borrador / declaración (Renta WEB)
Presentación de declaraciones de Patrimonio 2018: del 2 de abril al 1 de julio (24 h) (obligatorio por Internet).
 

 

9 de mayo ​

Solicitud de cita previa para atención en oficinas
Petición de cita previa para confección de declaraciones de Renta en las oficinas de la Agencia Tributaria y otras entidades colaboradoras: del 9 de mayo al 28 de junio.

  • Por Internet
  • Por la app «Agencia Tributaria»
  • Por teléfono -atención personal- 901223344 o 915530071 (L a V de 9-19 h)
 

 

 

 

14 de mayo ​

Inicio de atención presencial en oficinas
Inicio de la atención presencial en oficinas para modificar y presentar la declaración de Renta 2018: del 14  de mayo al 1 de julio.

  • Inicio del servicio de confección y presentación de declaraciones de Renta 2018 en oficinas de la Agencia Tributaria y de otras entidades colaboradoras (CCAA, Ayuntamientos, Registros,…). Es necesario concertar cita previa por Internet en la página web de la Agencia Tributaria o llamando a los teléfonos 901223344 o 915530071 (L a V de 9-19 h), desde el 9 de mayo al 28 de junio.
26 de junio ​ ​
Fecha límite de domiciliación bancaria de declaraciones a ingresar
Último día para presentar declaraciones de Renta 2018 y Patrimonio 2018 con domiciliación bancaria.
28 de junio  ​Último día para solicitar cita previa
Último día para solicitar cita previa para atención telefónica o en oficinas.
1 de julio ​

 

Último día para presentar las declaraciones de Renta 2018 y Patrimonio 2018
FIN DE LA CAMPAÑA DE RENTA 2018

5 de noviembre  ​ ​

Último día para realizar el ingreso del segundo plazo de Renta
Último día para realizar el ingreso del segundo plazo de la cuota del impuesto sobre la Renta 2018, si se fraccionó el pago.

 

Nota: Para un análisis práctico y detallado de todas las novedades normativas introducidas en el IRPF: Memento IRPF 2019.

https://www.efl.es/catalogo/mementos/memento-irpf

 

¿Debe designar a un delegado de protección de datos (DPO)?

¿Debe designar a un delegado de protección de datos (DPO)?

Empresas afectadas

Funciones. El delegado de protección de datos será una persona que se encargará deinformar y de asesorar a la empresa sobre las obligaciones que le incumben en materia de protección de datos, así como de supervisar su cumplimiento y actuar como interlocutor ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

A gran escala. Ahora bien, no todas las empresas deberán nombrar a dicho delegado.Sólo deberán hacerlo aquellas que realicen un tratamiento a gran escala de datosespecialmente protegidos, tanto si lo hacen como responsables del fichero, como si lo hacen como encargadas del tratamiento (es decir, si reciben los datos para prestar un servicio a la empresa titular).  Por ejemplo, las empresas financieras, los centros sanitarios, las aseguradoras, los centros docentes…

Designación del DPO

Externo o propio. Si su empresa está obligada a contar con un DPO, puede designar a una persona externa (por ejemplo, a un asesor). Otra opción es designar a un trabajador propio de su plantilla. En tal caso, tenga en cuenta:

  • Su empleado deberá tener conocimientos técnicos (no es necesario que sea abogado) y experiencia en protección de datos.
  • Su empresa deberá garantizar la independencia e imparcialidad del DPO. ¡Atención!  Es decir, dicho delegado debe actuar con plena libertad (no puede recibir instrucciones).
  • Además, deberá facilitarle los recursos necesarios para desarrollar sus funciones (por ejemplo, formación en protección de datos).

En la práctica. En la práctica, el DPO será un empleado con un cargo de confianzadentro de su empresa (por su acceso a la dirección y por el ejercicio autónomo de sus funciones).

Implicaciones laborales

Protegido. Si el DPO es un empleado de su empresa, aunque no dispondrá de las garantías de los representantes de los trabajadores, no podrá ser sancionado ni despedido por llevar a cabo su trabajo como delegado, salvo si actúa mediando negligencia grave o dolo.

Por escrito. Asimismo, refleje la designación de su empleado como DPO por escrito:

  • Dado que deberá mantener el secreto en el desempeño de sus tareas, regule en el documento su deber de confidencialidad.
  • Si la carga de trabajo como DPO le impedirá seguir ejerciendo sus funciones anteriores con normalidad, regulen una redistribución de sus tareas.  Por ejemplo, que mantendrá su puesto anterior a razón del 75% de la jornada, y que el 25% restante trabajará como DPO.
  • Este documento también le servirá para acreditar que el afectado acepta el nombramiento.

Su empresa deberá disponer de un DPO si trata datos especialmente protegidos a gran escala. De ser así, podrá contratar a un externo o designar a un trabajador. En este último caso, le conviene reflejar la designación por escrito.

El nuevo RGPD y su aplicación en las relaciones laborales

El nuevo RGPD y su aplicación en las relaciones laborales

El próximo 25 de mayo se aplicará definitivamente el RGPD. Esta norma que regulará la recogida, tratamiento, almacenamiento, y gestión de los datos personales supone una importante transformación en la utilización de los datos de las personas y tiene importantes repercusiones en el ámbito laboral.

Incorpora los principios de responsabilidad proactiva y el principio de transparencia, a través del cual incluye, junto con los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición), los derechos al olvido, a la portabilidad y a la limitación en la recogida de datos.

Como novedad, incorpora la figura del delegado de protección de datos y refuerza la figura del convenio colectivo en el ámbito de la protección de datos, ya que su tratamiento puede ser negociado e incluido en ellos.

La entrada en vigor del reglamento tiene importante repercusiones en el ámbito laboral, tanto desde el proceso de selección, como a lo largo de la relación laboral y en la utilización de los medios de control de la actividad de los trabajadores a través de las nuevas tecnologías (videovigilancia, controles biométricos….). Estos y otros temas son los tratados en este multimedia.

Obligaciones gen​erales ​

Información

-si se obtienen datos personales (de empleados, de candidatos…), debe informarse al interesado del tratamiento o uso que va a realizar de los datos, así como de otros extremos como:  la identidad y la dirección de la empresa (los datos de contacto); d​​​atos del delegado de protección de datos, si dicha figura existe;

– se reconocen  los derechos de acceso, rectificación, limitación al tratamiento, supresión, portabilidad y oposición.

Consentimiento

– el derecho a la información es esencial para la prestación del consentimiento para el tratamiento de los datos personales;

– el consentimiento debe ser específico, informado e inequívoco;

– no se debe recabar el consentimiento de los trabajadores, ya que el tratamiento de sus datos deriva de la existencia del contrato de trabajo.

En el ámbito L​abora​l ​

Selección de personal​

– si el candidato presenta directamente el currículum se debe establecer un procedimiento de obtención y uso de estos datos, incluyendo el acuse de recibo;

– si ​los curriculum vitae no se conservan deben destruirse de manera segura.

Nóminas de los trabajadores

-si se externaliza la gestión de las nóminas de los trabajadores, esta empresa tiene la consideración de encargado del tratamiento de datos;

– las obligaciones del encargado del tratamiento deben reflejarse mediante un contrato por escrito en el que se refleje que los datos:

– sólo se van a tratar conforme a las instrucciones del responsable del fichero o del tratamiento;

– no se van a utilizar con un fin distinto al establecido en el contrato.

Prevención de riesgos

– no se requiere no requiere el consentimiento previo del trabajador;

– debe informarse a los trabajadores del tratamiento de sus datos con fines de prevención de riesgos o de vigilancia de la salud.

Seguros

– de concertarse seguros o planes de pensiones, debe informarse a los trabajadores del tratamiento de sus datos para así como de su cesión a la compañía aseguradora o gestora;

– sólo pueden recabarse los datos necesarios para la contratación.

Control empresarial

-se permite el uso de tecnología para controlar la actividad laboral (control del e-mail, del ordenador de la empresa…);

– no se necesita el consentimiento del trabajador, pero sí debe informarle del tratamiento de sus datos, y de lo que está permitido hacer y lo que no.

La empresa deberá divulgar estas instrucciones de forma clara a todos los trabajadores afectados por la medida de control;

– deben ser proporcionales con el objetivo perseguido;

– cámaras de videovigilancia, deben cumplir los siguientes requisitos:

  • no pueden obtenerse imágenes de espacios públicos, salvo si ello es inevitable;
  • la colocación de cámaras debe respetar el principio de proporcionalidad y el derecho a la intimidad;
  • se debe informar de la colocación de las cámaras con un cartel explicativo en un lugar visible de las zonas videovigiladas;
  • sólo se puede conservar las grabaciones durante un plazo máximo de un mes desde su captación.
El apoderamiento “Apud acta” del siglo XXI

El apoderamiento “Apud acta” del siglo XXI

¿Quién no ha tenido que ir al juzgado a hacer un apoderamiento a algún abogado o procurador para algún tema judicial? con lo que ellos suponía de estrés (siempre caía el peor día, ya lo dice la Ley de Murphy), colas, molestias de control de seguridad, etc.
Los apoderamientos para pleitos, en muchos casos, se convertían en una carrera hacia el juzgado para que los plazos no vencieran. Todo ello puede quedar atrás con el nuevo procedimiento “on line”.
Pues bien, para aquellos que aún no han tenido el “placer” de hacer un apoderamiento para pleitos a favor de un abogado o procurador, se puede hacer de estas dos maneras:

Otorgando poderes en escritura pública ante Notario
(con un coste aproximado de 40 a 60 euros).
También se pueden otorgar “apud acta”, compareciendo personalmente en el juzgado (en cuyo caso no hay que pagar nada).
NUEVO SISTEMA ONLINE. Pues bien, el artículo 32 bis de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia establece la puesta a disposición en las oficinas judiciales de un registro electrónico de apoderamientos Apud Acta; y con ese fin ya se puede otorgar un poder “apud acta” a través de internet, de forma telemática, sin coste y sin desplazarse al juzgado. Para ello la empresa debe tener su certificado digital (en el caso de sociedades) o DNI electrónico (para personas físicas) y acceder a https://sedejudicial.justicia.es , en el apartado “Trámites y servicios” / “Apoderamiento apud acta” / “Acceder al servicio”.
Una vez en dicha página existen dos opciones para otorgar el poder: como “poderdante” (si usted es el propio interesado, persona física) o como “compareciente” (si lo otorga como representante de su sociedad, en cuyo caso debe aportar la escritura escaneada de su nombramiento).
Datos de los abogado y procuradores. Para finalizar el trámite bastará con indicar los datos del profesional al que otorga el poder (nombre, DNI, número de colegiado…) y la duración del apoderamiento (teniendo en cuenta que el periodo máximo es de cinco años).