Betroffene Unternehmen
Aufgaben. Der Datenschutzbeauftragte ist eine Person, die dafür verantwortlich ist, das Unternehmen über seine Datenschutzverpflichtungen zu informieren und zu beraten, die Einhaltung zu überwachen und als Ansprechpartner für die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) zu fungieren.
In großem Umfang. Allerdings müssen nicht alle Unternehmen einen solchen Beauftragten ernennen, sondern nur diejenigen, die in großem Umfang besonders geschützte Daten verarbeiten, unabhängig davon, ob sie dies als für die Verarbeitung Verantwortliche oder als Datenverarbeiter tun (d. h. wenn sie die Daten erhalten, um eine Dienstleistung für den für die Verarbeitung Verantwortlichen zu erbringen). Zum Beispiel Finanzunternehmen, Gesundheitszentren, Versicherungsgesellschaften, Bildungseinrichtungen usw.
Benennung des DSB
Extern oder intern. Wenn Ihr Unternehmen verpflichtet ist, einen behördlichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, können Sie eine externe Person benennen (z. B. einen Berater). Eine andere Möglichkeit ist die Bestellung eines internen Mitarbeiters. Bitte beachten Sie in diesem Fall:
- Ihr Mitarbeiter sollte über technisches Wissen (nicht unbedingt ein Jurist) und Erfahrung im Datenschutz verfügen.
- Ihr Unternehmen muss die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit des DSB gewährleisten. Achtung! Dies bedeutet, dass der DSB frei handeln muss (er kann keine Anweisungen entgegennehmen).
- Sie muss ihm auch die notwendigen Mittel zur Verfügung stellen, damit er seine Aufgaben wahrnehmen kann (z. B. Datenschutzschulungen).
In der Praxis. In der Praxis wird der behördliche Datenschutzbeauftragte ein Angestellter sein, der in seinem Unternehmen eine Vertrauensstellung innehat (aufgrund seines Zugangs zur Unternehmensleitung und der eigenständigen Ausübung seiner Aufgaben).
Auswirkungen auf die Beschäftigung
Geschützt. Wenn der DSB ein Angestellter Ihres Unternehmens ist, hat er zwar nicht die Garantien eines Arbeitnehmervertreters, kann aber für die Ausübung seiner Tätigkeit als Beauftragter nicht sanktioniert oder entlassen werden, es sei denn, er handelt grob fahrlässig oder böswillig.
Schriftlich. Lassen Sie sich die Ernennung Ihres Mitarbeiters zum DSB ebenfalls schriftlich geben:
- Da Sie bei der Ausübung Ihres Amtes Verschwiegenheit wahren müssen, regeln Sie Ihre Verschwiegenheitspflicht in dem Dokument.
- Wenn die Arbeitsbelastung als DSB ihn daran hindert, seine bisherigen Aufgaben weiterhin normal zu erfüllen, regeln Sie eine Neuverteilung seiner Aufgaben. Zum Beispiel, dass er/sie seine/ihre bisherige Position mit einem Anteil von 75 % der Arbeitszeit beibehält und die restlichen 25 % der Arbeitszeit als behördlicher Datenschutzbeauftragter tätig ist.
- Dieses Dokument dient auch als Nachweis dafür, dass die betreffende Person die Ernennung annimmt.
Ihr Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten haben, wenn es in großem Umfang sensible Daten verarbeitet. Wenn ja, können Sie entweder einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen oder einen Mitarbeiter ernennen. Im letzteren Fall sollten Sie die Bezeichnung schriftlich festhalten.