Unternehmer oder Gewerbetreibende sind verpflichtet, die folgenden Unterlagen während der im LGT vorgesehenen Verjährungsfrist im Original und in geordneter Form aufzubewahren:
1. Erhaltene Rechnungen.
2. Kopien oder Matrizen der ausgestellten Rechnungen.
3. Rechnungen und Buchungsbelege, die in den Fällen ausgestellt werden, in denen die Lieferung von Gegenständen oder die Erbringung von Dienstleistungen an den Empfänger erfolgt, der der Steuerschuldner ist.
4. In Bezug auf die REAGP-Mehrwertsteuer die Quittungen, und zwar sowohl das Original des Ausstellers als auch die Kopie des Besitzers des Betriebs.
5. Im Falle von Einfuhren sind die in LIVA Art.97.uno.3º genannten Dokumente erforderlich.
Sie sind außerdem verpflichtet, die oben genannten Unterlagen aufzubewahren:
- Unternehmer oder Freiberufler, die unter die besonderen Mehrwertsteuerregelungen fallen;
- Steuerpflichtige, die keine Unternehmer oder Freiberufler sind, obwohl in diesem Fall nur die unter den Nummern 1 und 3 genannten Dokumente betroffen sind.
Die Aufbewahrungspflicht kann physisch von einem Dritten erfüllt werden, der in jedem Fall im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder Freiberuflers oder Steuerpflichtigen handelt.
Eine vorherige Meldung an die AEAT ist erforderlich, wenn der Dritte nicht in der EU ansässig ist, es sei denn, er ist auf den Kanarischen Inseln, in Ceuta oder Melilla oder in einem Land ansässig, mit dem ein Rechtshilfeinstrument mit einem ähnlichen Anwendungsbereich wie dem der Richtlinie 2010/24/EU und des Rgto UE/904/2010 besteht.
Bisher haben sich die Steuerbehörden bei der Frage, ob der Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail zulässig ist, im Kreis gedreht. Sie besagt lediglich, dass das versendende System die Echtheit der Herkunft und des Inhalts der Rechnung garantieren muss und dass anerkannte Systeme (z. B. fortgeschrittene elektronische Signatur) oder Verwaltungskontrollen eingesetzt werden können, um einen so genannten "zuverlässigen Prüfpfad" zu erstellen.

Im PDF-Format und per E-Mail - das geht!

Obwohl diese Antworten bereits darauf schließen ließen, dass die Übermittlung einer Rechnung im PDF-Format gültig ist, sind die Steuerbehörden nun noch weiter gegangen und haben die Gültigkeit dieser Form der Übermittlung bestätigt, auch wenn sie ohne elektronische Signatur erfolgt (DGT V0553-15, V0340-15 und V2426-14).
Prüfpfad. Dennoch sind korrekte Verwaltungskontrollen und ein Prüfpfad nach wie vor unerlässlich. Für Ihr Unternehmen wird dies jedoch nicht schwierig sein:
Ein korrektes Kontrollsystem ist eines, das die Verbindung der Rechnung mit der Bestellung, dem Lieferschein und dem Zahlungsauftrag prüft.
Und ein zuverlässiger Prüfpfad ist gegeben, wenn die Bestellung, die Transportdokumente und die Rechnung zusammen aufbewahrt werden.