Los empresarios o profesionales están obligados a conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos durante el plazo de prescripción previsto en la LGT:
1. Las facturas recibidas.
2. Las copias o matrices de las facturas expedidas.
3. Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.
4. Respecto al REAGP del IVA, los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotación.
5. En el supuesto de importaciones, los documentos mencionados en la LIVA art.97.uno.3º.
También están obligados a conservar la documentación citada:
– los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA;
– quienes, no siendo empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso solo alcanza a los documentos citados en el punto 1 y 3 anteriores.
La obligación de conservación puede ser cumplida materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo.
Es necesaria la comunicación previa a la AEAT si el tercero no está establecido en la UE, salvo que lo esté en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico de asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Dir 2010/24/UE y por el Rgto UE/904/2010.
Hasta ahora, Hacienda se iba por las ramas cuando alguien le consultaba si el envío por correo electrónico de una factura en PDF era válido. Se limitaba a indicar que el sistema de envío debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina «una pista de auditoría fiable».
¿En PDF y por e-mail? ¡Se puede!
Pues bien, aunque con estas respuestas ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, ahora Hacienda ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica (DGT V0553-15, V0340-15 y V2426-14) .
Pista de auditoría. Eso sí, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos. Sin embargo, eso no será difícil para su empresa:
Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago.
Y una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.